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在线办公OA系统管理办法

通讯员: 编辑: 发布时间:12月04日

在线办公OA系统管理办法

发布时间:2020-12-04

按学院文件湖南石化职院院发〔2016〕18号 《关于开展OA办公系统应用的通知》要求,威尼斯官方娱乐网站-【唯一官网】于2016年正式启用阿里钉钉作为正式办公、交流系统。

为使钉钉OA办公系统规范化,进一步提高工作效率,特制定本管理办法。

一、组织机构

(一)学院OA办公系统工作领导小组成员:

顾问:学院书记、院长

组长:信息化分管院长

成员:各部门党政负责人

(二)学院OA办公系统工作小组成员:

主任:党政办、信息化办公室负责人

成员:信息化办成员、党政办信息员、人事处信息员、其它各部门信息员

(三)职责

信息化办负责OA办公系统安装部署及基础数据的导入,OA系统结构的设置和调整,并负责OA办公系统的应用指导服务、安装、网络安全、技术支持,以及审批、日志模板的设计与制作。

党政办负责对各部门需上传的工作流程表单进行收集和汇总,并负责上呈领导审定,并将审定后的资料移交给信息化办。

人事处负责设定、统计考勤打卡规则和数据,负责安排智能人事相关的审批和处理(包含入职、调岗、离职等)。

其他各部门应配合OA办公系统的应用推广和应用使用培训工作,以及本部门对OA系统功能的需求,进行提交、详细说明和测试等协同工作。

二、OA系统结构

(一)组织加入

  1. 非学院员工不得加入学院钉钉组织

  2. 所有人需实名认证,绑定工作手机为登录账号;

  3. 申请加入后,由组织人事处的智能人事管理员进行确认处理。

(二)信息变更

  1. 人员调岗、离职的操作,需要先进行正式的审批流程,审批通过后,由组织人事处的智能人事管理员对变动情况进行确认处理;

  2. 各部门如果名称有变动,需要各部门群的群主自行更改,群主可增加群管理员协助进行管理;

  3. 人事岗位变更,相应所处的部门群也自动调整,其群文件自行提前处理;

  4. 个人账号与手机号绑定,如果号码有变更,自行执行钉钉软件中手机换号的操作,不接受新手机申请钉钉号再次加入学院,否则原账号工作数据将予以清除,后果自负。

三、考勤

(一)功能定位

签到、打卡数据作为人事考勤的重要参考依据。

(二)考勤签到打卡

  1. 严禁由他人代为打卡,同一手机只能一人进行打卡;

  2. 签到、打卡时,员工需要将手机的定位功能打开,且将获得定位的权限赋予与钉钉软件;

  3. 特殊情况无法打卡,可以发起补卡审批;

  4. 每月补卡次数不得超过4次;

  5. 出差和工作时间因公外出时,需要进行外勤打卡和签到操作。

(三) 考勤设置

  1. 班次和考勤组的调整均由人事处考勤管理员进行。

  2. 考勤数据的导出、统计处理由人事考勤管理员进行操作,可以设置各部门的考勤子管理员,以协助工作。

四、工作日志

(一)功能定位

工作日志主要用于工作记录、工作汇报。

(二)使用

  1. 日志内容格式模板,由模板管理员进行新增、删除和修改;

  2. 如果有修改需求,由相关部门负责人提出或认可,向信息化办公室出具正式依据;

  3. 要求附带定位信息的日志,需要使用手机发送,之后可以使用电脑修改更新。

五、审批流程

(一)功能定位

钉钉审批流程一旦通过,具备与纸质审批相同的行政效力。

(二)流程制订、修改:

  1. 由各责任部门主管提出书面或钉钉流程申请,详细写明审批表单的内容(包含标题、类型、是否必填等)、各级审批人选、抄送人、可发起审批的人员名单;

  2. 审批申请由党政办、信息分管院长审核后,交信息化办设计部署;

  3. 相关部门派专人与信息化办联络,对流程进行测试,达到要求后再正式运行。

(三)审批撤销、修改

  1. 未完成的审批,可自行撤消;

  2. 人事考勤类审批,可以自行执行撤销、修改操作,各审批负责人与之前发起的流程一致;

  3. 不能自行撤销的审批,发起“审批撤销”审批,通过后由系统管理员备份原审批之后,执行删除操作。

六、工作交流

(一)功能定位

  1. 钉钉作为目前学院唯一正式的工作交流平台,撤销各微信、QQ工作群;

  2. 内部工作信息,包含但不限于文字、图片、文档、截屏,不得随意发往其他非正式渠道;

  3. 钉钉交流方式主要有群聊、DING消息、钉盘、钉邮等。

  4. 各位员工需定期查看自己手机、电脑版钉钉的未处理信息数目提示,以免错过工作信息和重要通知,未查看者不得以没有收到信息为由推脱延误工作的职责;

(二)工作交流规范

  1. 群聊

钉钉全员、部门群不适用时,创建内部群、普通群进行交流;

群消息主要用于工作通知,其它消息请谨慎发送;

分享工作状态的文字图片信息可以发在“石化职院信息分享”钉钉圈子,可回复交流;

群消息不得刷屏,也无需单纯回复“收到”;

与其他通讯软件相比,钉钉有回执功能,信息是否已阅读回复、还有谁未读一目了然;无需将同一信息发送很多遍,也无需让大家接龙回复;

比较重要的消息,请准确 @ 需要接收的人,对方会以醒目的方式收到提醒。

  1. DING消息

重要通知、会议日程安排,以“应用DING”的方式发送;群聊消息可以转换成DING消息;

一段时间以后,再向未读取信息的人员发送“短信DING”或语音DING消息,以确保未打开钉钉软件者能接收到;

接收到DING消息,请及时查看处理,如需回复请在DING消息界面进行,可独立群聊于单独渠道交流,以免和群聊信息混淆。

请勿随意DING全体员工。

  1. 群文件与钉盘

群文件可以长期保存至钉盘,且可以创建文件夹分类存放,各部门将文件发送至自己的文件夹,不得随意发往在全员群文件根目录;

发送前请搜索群文件确认是否有重复,如果已有,可以直接分享到同事、群,勿长期多次重复发布;

定期清理重复过期文件。

  1. 隐私信息

对于师生个人隐私信息如身份证、手机号等,非必要请勿随意发送到公共渠道。

七、圈子

已经创建了全员群对应的“湖南石化职院圈子”。

重要通知消息在全员群中发布,而工作分享和讨论一类的交流活动建议到圈发表,支持图文视频。

可以自行创建其它圈子进行交流,其规范参考《钉钉圈子应用服务使用规范》https://notes.dingtalk.com/open/c/E0VzgoVMknOZzJep。

八、知识库

规范各种文档,如招生政策、人事岗位信息等,避免出现不一致的情况。

可多人合作,在线编辑与审核,方便快捷一致。

九、办公电话(尚未开通)

招生、班主任工作或其他工作,使用手机办公电话方式拨打,话费由学校统一支付。

  1. 员工可以创建自己负责的外部联系人,外出访问外部联系人时,在签到时填写访问日志、留下签到记录;

  2. 负责人调岗、离职,联系人不会丢失,自动转交相关负责人;

  3. 手机用办公电话方式打给外部联系人,统一显示固定的座机号码;

  4. 办公电话后台设置彩铃为学校宣传语,扩大学校影响力;

  5. 后台设置办公电话的使用权限与额度,统一管理办公电话费用;

  6. 办公电话管理员设置分机号、值班员,外部人员通过座机号码及时准确联系学校相关人员,无需全程值守办公室座机,方便移动办公。

(2020年12月更新)

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